Perencanaan

Perencanaan

Pengertian Perencanaan

Perencanaan adalah cara berpikir mengenai persoalan-persoalan sosial atau ekonomi, terutama berorientasi pada masa datang, berkembang dengan hubungan antara tujuan dan keputusan – keputusan kolektif dan mengusahakan kebijakan dan program.

Beberapa ahli lain merumuskan perencanaan sebagai mengatur sumber-sumber yang langka secara bijaksana dan merupakan pengaturan dan penyesuaian hubungan manusia dengan lingkungan dan dengan waktu yang akan datang. Definisi lain dari perencanaan adalah pemikiran hari depan, perencanaan berarti pengelolaan, pembuat keputusan, suatu prosedur yang formal untuk memperoleh hasil nyata, dalam berbagai bentuk keputusan menurut sistem yang terintegrasi.

 

Menurut Wilson, Pengertian Perencanaan merupakan salah satu proses lain, atau merubah suatu keadaan untuk mencapai maksud yang dituju oleh perencanaan atau oleh orang/badan yang di wakili oleh perencanaan itu. Perencanaan itu meliputi : Analisis, kebijakan dan rancangan.

Jadi dapat disimpulkan, perencanaan adalah suatu  proses pengembangan dan pengkoordinasian secara menyeluruh dari apa yang sudah ada sekarang untuk menjadi lebih baik agar dapat  mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan

            Ciri-ciri pokok dari perencanaan umum mencakup serangkaian tindakan berurutan yang ditujukan pada pemecahan persoalan-persoalan di masa datang dan semua perencanaan mencakup suatu proses yang berurutan yang dapat di wujudkan sebagai konsep dalam sejumlah tahapan.

Karena tindakannya berurutan, berarti ada tahapan yang dilalui dalam perencanaan, antara lain :
1. Identifikasi Persoalan;

2. Perumusan tujuan umum dan sasaran khusus hingga target-target yang kuantitatif;

3. Proyeksi keadaan di masa akan datang;

4. pencarian dan penilaian berbagai alternative;

5. penyusunan rencana terpilih.

Syarat-Syarat perencanaan yang baik :

• Logis, masuk akal;
• Realistik, nyata;
• Sederhana;
• Sistematik dan ilmiah;
• Obyektif;
• Fleksibel;
• Manfaat;
• Optimasi dan efisiensi.

Syarat-syarat perencanaan tersebut ada karena :

• Limitasi dan kendala;
• Motivasi dan dinamika;
• Kepentingan bersama;
• Norma-norma tertentu.

 Faktor-faktor dasar perencanaan :

• Sumber daya (alam, manusia, modal, teknologi);
• Idiologi dan falsafah;
• Sasaran dari tujuan pembangunan;
• Dasar Kebijakan;
• Data dan metode;
• Kondisi lingkungan, sosial, politik dan budaya.

·         Keuntungan dari perencanaan:

·         1. Aktivitas-aktivitas akan teratur yang ditujukan ke arah pencapaian sasaran

·         2. Menunjukkan perlu diadakannya perubahan pada masa yang akan datang

·         3. Menjawab pertanyaan-pertanyaan : “apakah yang akan terjadi apabila … ?”

·         4. Memberikan sebuah dasar atau landasan untuk melakukan pengawasan

·         5. Mendorong orang memberikan prestasi (sebaik mungkin)

·         6. Memaksakan orang untuk memandang perusahaan secara menyeluruh

·         7. Memperbesar dan mengimbangkan pemanfaatan fasilitas-fasilitas

·         8. Membantu seorang manajer mencapai status

Sumber :

·         tanzir.staff.gunadarma.ac.id/Downloads

·         http://dokter-kota.blogspot.com/2012/08/pengertian-perencanaan.html

·         http://riyaneka.wordpress.com/2011/12/02/definisi-perencaanpengorganisasianpengawasanpengarahan/

Pengorganisasian

PENGORGANISASIAN

Pengorganisasian mempunyai peran penting seperti halnya perencanaan. Melalui pengorganisasian seluruh sumber daya yang dimiliki oleh organisasi akan diatur penggunaannya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

Kata “organisasi” mempunyai dua pengertian. Pengertian pertama menandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional, seperti organisasi perusahaan, rumah sakit, perwakilan pemerintah atau suatu perkumpulan olahraga. Pengertian kedua berkenaan dengan proses pengorganisasian, sebagai suatu cara dalam mana kegiatan organisasi dialokasikan dan ditugaskan di antara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien.

Pengorganisasian dilakukan dengan tujuan agar suatu proses pekerjaan yang dikehendaki dapat mencapai tujuan yang telah diatur, disusun, ditetapkan. Semenetara itu, manfaat yang dapat diperoleh dari pengorganisasian ini adalah agar pelaksanaan tugas dilakukan dengan lebih baik dan teratur, koordinasi pelaksanaan pekerjaan dapat lebih baik, pengawasan pelaksanan pekerjaan dapat efektif dan efisien dan tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.

Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya–sumber daya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya. Istilah pengorganisasian mempunyai bermacam-macam pengertian. Istilah terrsebut dapat digunakan untuk menunjukan hala-hal berikut ini :

1.    Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sember daya –sumber daya keuangan fisik, bahan baku, dan tenaga kerja organisasi.

2.    Bagaimana organisasi mengelompokkan kegiatan-kegiatan, di mana setiap pengelompokan diikuti  dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok.

3.    Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas dan para

       karyawan.

4.   Cara dalam mana para manajer membagi lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen untuk mengerjakan tugas tersebut.

Proses Pengorganisasian :

Proses pengorganisasian dapat ditunjukan dengan tiga langkah prosedur berikut ini:

1.        Pemerincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan

organisasi

2.    Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan–kegiatan yang secara logika dapat           dilaksanakan oleh suatu orang.

3.    Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan    para anggotanya organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.

Proses ini akan tercermin pada struktur organisasi, yang mencangkup aspek-aspek penting organisasi dan proses pengorganisasian, yaitu :

1.  Pembagian kerja,

Pembagian kerja adalah pemerincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk dan melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas. Kedua aspek ini merupakan dasar proses pengorganisasian suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efisiensi dan efektif.

2.   Departementalisasi

Departementalisasi atau sering disebut dengan istilah departementasi merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan yang sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan bersama. Hal ini akan tercermin pada struktur formal suatu organisasi, dan tampak atau ditunjukan oleh suatu bagan organisasi.

3.   Bagan organisasi formal.

Bagan organisasi memperlihatkan fungsi-fungsi, departemen-departeman, atau posisi-posisi  organisasi dan bagaimana menunjukan hubungan diantaranya.

4.   Rantai perintah dan kesatuan perintah.

Rantai perintah menunjukkan hubungan wewenang-tanggungjawab yang menghubungkan atasan dengan bawahan dalam keseluruhan organisasi.

5.    Tingkat-tingakat hirarki manajemen.

Suatu bagan atau gambaran tidak hanya menunjukan manajer dan bawahan tetapi juga keseluruhan hirarki manajemen, yaitu untuk menggetahui masalah yang sangat kompleks.

6.    Saluran komunikasi.

Penggunaan saluran komunikasi yang di gunakan dalam pengorganisasian supaya mempermudah proses pengorganisasian.

7.   Penggunaan komite,

8.   Rentang manajemen dan kelompok-kelompok informal yang tak dapat dihindarkan.

Prinsip rentang menejemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer atau atasan.

STRUKTUR ORGANISASI

            Struktur organisasi (disain organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur ini mengandung unsur–unsur spesialisasi kerja, standardisasi, koordinasi, sentralisasi atau densentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja.

  Faktor penentu perancangan struktur organisasi

Adapun faktor – faktor  utama yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah sebagai berikut :

1.    Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya.

Strategi akan menjelaskan bagaimana aliran wewenang dan saluran komunikasi dapat disusun diantara para manajer dan bawahan.

2.    Teknologi yang digunakan.

Perbedaan teknologi yang digunkan untuk memproduksi barang–barang atau jasa akan membedakan bentuk struktur organisasi.

3.    Anggota (karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi.

Kemampuan dan cara berpikir para anggota, serta kebutuhan mereka untuk bekerjasama harus diperhatikan dalam merancang struktur organisasi.

4.    Ukuran organisasi.

Besarnya organisasi secara keseluruhan maupun satuan-satuan kerjanya akan sangat mempengaruhi struktur organisasi.

 Unsur struktur organisasi

Unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari :

1.     Spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individual dan kelompok kerja dalam organisasi (pembagian kerja) dan penyatuan tugas-tugas tersebut menjadi satuan-satuan kerja (departemen).

2.     Standardisasi kegiatan, merupakan prosedur-prosedur yang digunakan organisasi untuk menjamin terlaksananya kegiatan seperti yang direncanakan.

3.    Koordinasi kegiatan, menunjukan prosedur-prosedur yang mengintegrasikan fungsi-fungsi satuan-satuan kerja dalam organisasi.

4.    Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan, yang menunjukan lokasi (letak) kekuasaan pembuatan keputusan.

5.    Ukuran satuan kerja menunjukan jumlah karyawan dalam suatu kelompok kerja.

 PEMBAGIAN KERJA

Kelompok dua atau lebih orang yang bekerja bersama secara kooperatif dan dikoorgdinasikan dapat mencapai hasil lebih dari pada dilakukan perseorangan. Konsep ini disebut synergy. Tiang dasar pengorganisasian adalah prinsip pembagian kerja (division of labor) yang synergy terjadi.

 BAGAN ORGANISASI FORMAL

Bagan organisasi memperlihatkan fungsi-fungsi, departemen-departeman, atau posisi-posisi  organisasi dan bagaimana menunjukan hubungan diantaranya. Satuan-satuan organisasi yang terpisah biasanya digambarkan dalam kotak-kotak, dimana dihubungkan  satu dengan yang lain dengan garis yang menunjukan rantai perintah dan komunikasi formal.

Bagan organisasi menggambarkan lima aspek utma suatu strukur  organisasi, yang secara ringkas dapat diuraikan sebagai berikut:

1.    Pembagian kerja.

Setiap kotak individu atau suatu organisasi mana yang bertanggungjawab untuk kegiatan organisasi tertentu, dan tingkat spesialisasi yang digunakan.

2.    Manajer dan bawahan atau rantai perintah.

Rantai perintah menunjukkan hubungan wewenang-tanggungjawab yang menghubungkan atasan dengan bawahan dalam keseluruhan organisasi. Aliran ini dimulai dari jenjang organisasi yang tertinggi sampai karyawan terendah dalam organisasi, seperti terlihat dalam gambar 8.1. Oleh karena itu, setiap organisasi mempumyai kaitan dengan manajer puncak organisasi. Dalam hal ini prinsip kesatuan perintah harus jelas, dimana detiap karywan menerima tugas dan pelimpahan wewenang hanya dari seorang manajer dan melaporkan pertanggungjawaban juga hanya pada seorang manajer.

3.    Tipe pekerjaan yang dilakukan.

Label dan deskripsi pada tiap kotak menunjukan pekerjaan organisaional atau pertanggungjawaban yang berbeda.

4.    Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan.

Keseluruhan bagan menunjukan atas dasar apa kegiatan-kegiatan organisasi dibagi atas asar funsional atau devisional, atau lainnya (departementalisasi).

          Sebenarnya luas tingkat spesialisasi kerja dalam organisasi data diperkirakan dengan mamabaca label-label yang menunjukkan pekerjaan-pekerjaan yang berbeda dan dagaimana dikelompokan. Garis menunjukan rantai perintah yang merupakan aspek kunci koordinasi dalam setiap organisasi, tetapi tanpa informasi tambahan akan menimbulkan yang tidak jelas.

Salah satu keuntungannya adalah karyawan dan lain-lain diberi gambaran bagaimana organisasi disusun. Manajer, bawahan dan tanggungjawab digambarkan dengan jelas. Bila seorang dibutuhkan untuk menangani suatu masalah khusus, baga menunjukan tempat dimana orang itu ditemukan. Proses pembuatan bagan juga memungkinkan manajer mengetahui dengan tepat kelemahan-kalemahan organisasi, seperti sumber-sumber potensial terjadinya konflik atau bidang-bidang dimana duplikasi yang tidak diperlukan terjadi. 

Kelemahan atau kekurangan  utama bagan adalah masih banyak hal-hal yang tidak jelas atau tidak ditunjukan. Sebagai contoh, tidak menunjukan beberapa besar tingkat wewenang dan tanggung jawab setiap tingkatan material. Bagan juga tidak menunjukan hubungan-hubungan informal dan saluran komunikasi, dimana organisasi tidak dapat berfungs efisien tanpa hal-hal itu.

Bentuk-bentuk Bagan Organisasi

Henry G. Hondges mengemukakan empat bentuk bagan organisasi, yaitu :

1.   Bentuk pyramid.

Bentuk ini yang paling banyak digunakansebab sederhana, jelas dan mudah dimengerti.

2.   Bentuk vertikal.

Bentuk vertical agak menyerupai bentuk pyramid, yaitu dalam hal pelimpahan kekuasaan dari atas kebawah, hanya bagan vertical berwujud tegak sepenuuhnya.

3.   Bentuk horizontal.

Bagan ini digambarkan secara mendatar. Aliran wewenang dan tanggungjawab diganbarkan dari kiri ke kanan.

4.   Bentuk lingkaran.

Bagan ini menekankan pada hubungan antara satu jabatan dengan jabatan lain. Bagan bentuk lingkaran jarang sekali digunakan dalam praktek.

Sumber :

http://rramlibisomu.blogspot.com/2012/06/pengorganisian.html http://edwinnisme.wordpress.com/2011/11/28/pengorganisasian/

Pengawasan

PENGAWASAN

Pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen suatu organisasi. Dimana memiliki arti suatu proses mengawasi dan mengevaluasi suatu kegiatan. Suatu Pengawasan dikatakan penting karena Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya.  

Menurut Schermerhorn, Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut.Controlling is the process of measuring performance and taking action to ensure desired results.  Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan . the process of ensuring that actual activities conform the planned activities, menurut Stoner,Freeman,&Gilbert.

Di dalam suatu organisasi terdapat tipe-tipe pengawasan yang digunakan, seperti pengawasan Pendahuluan (preliminary control), Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control), Pengawasan Feed Back (feed back control).Di dalam proses pengawasan juga diperlukan Tahap-tahap pengawasan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Tahap-tahap pengawasan tersebut terdiri dari beberapa macam, yaitu Tahap Penetapan Standar, Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan, Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan, Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan dan Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi.

   Suatu Organisasi juga memiliki perancangan proses pengawasan, yang berguna untuk merencanakan secara sistematis dan terstruktur agar proses pengawasan berjalan sesuai dengan apa yang dibutuhkan atau direncanakan. Untuk menjalankan proses pengawasan tersebut dibutuhkan alat bantu manajerial dikarenakan jika terjadi kesalahan dalam suatu proses dapat langsung diperbaiki. Selain itu, pada alat-alat bantu pengawasan ini dapat menunjang terwujudnya proses pengawasan yang sesuai dengan kebutuhan. Pengawasan juga meliputi bidang-bidang pengawasan yang menunjang keberhasilan dari suatu tujuan organisasi diantaranya.

PENGERTIAN PENGAWASAN

Pengawasan bisa didefinisikan sebagai suatu usaha sistematis oleh manajemen bisnis untuk membandingkan kinerja standar, rencana, atau tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu untuk menentukan apakah kinerja sejalan dengan standar tersebut dan untuk mengambil tindakan penyembuhan yang diperlukan untuk melihat bahwa sumber daya manusia digunakan dengan seefektif dan seefisien mungkin didalam mencapai tujuan.
George R. Tery (2006:395) mengartikan pengawasan sebagai mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tidankan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasai dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efisien.

Admosudirdjo (dalam Febriani, 2005:11) mengatakan bahwa pada pokoknya pengawasan adalah keseluruhan daripada kegiatan yang membandingkan atau mengukur apa yang sedang atau sudah dilaksanakan dengan kriteria, norma-norma, standar atau rencana-rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Siagian (1990:107) menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan pengawasan adalah proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar supaya semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.
Kesimpulannya, pengwasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan,merancang system informasi umpan balik,membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya,menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan.

TIPE-TIPE PENGAWASAN

Donnelly, et al. (dalam Zuhad, 1996:302) mengelompokkan pengawasan menjadi 3 Tipe pengawasan yaitu :

1. Pengawasan Pendahuluan (preliminary control).
2. Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control)
3. Pengawasan Feed Back (feed back control)

1. Pengawasan Pendahuluan (preliminary control).

Pengawasan yang terjadi sebelum kerja dilakukan. Pengawasan Pendahuluan menghilangkan penyimpangan penting pada kerja yang diinginkan yang dihasilkan sebelum penyimpangan tersebut terjadi. Pengawasan Pendahuluan mencakup semua upaya manajerial guna memperbesar kemungkinan bahwa hasil-hasil aktual akan berdekatan hasilnya dibandingkan dengan hasil-hasil yang direncanakan. Memusatkan perhatian pada masalah mencegah timbulnya deviasi-deviasi pada kualitas serta kuantitas sumber-sumber daya yang digunakan pada organisasi-organisasi. Sumber-sumber daya ini harus memenuhi syarat-syarat pekerjaan yang ditetapkan oleh struktur organisasi yang bersangkutan.
Dengan ini, manajemen menciptakan kebijaksanaan-kebijaksanaan, prosedur-prosedur dan aturan-aturan yang ditujukan pada hilangnya perilaku yang menyebabkan hasil kerja yang tidak diinginkan di masa depan. Dipandang dari sudut prespektif demikian, maka kebijaksanaan-kebijaksanaan merupakan pedoman-pedoman yang baik untuk tindakan masa mendatang. Pengawasan pendahuluan meliputi; Pengawasan pendahuluan sumber daya manusia, Pengawasan pendahuluan bahan-bahan, Pengawasan pendahuluan modal dan Pengawasan pendahuluan sumber-sumber daya financial.

2 Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control)

Pengawasan yang terjadi ketika pekerjaan dilaksanakan. Memonitor pekerjaan yang berlangsung guna memastikan bahwa sasaran-sasaran telah dicapai. Concurrent control terutama terdiri dari tindakan-tindakan para supervisor yang mengarahkan pekerjaan para bawahan mereka. Direction berhubungan dengan tindakan-tindakan para manajer sewaktu mereka berupaya untuk:

• Mengajarkan para bawahan mereka bagaimana cara penerapan metode¬-metode serta prosedur-prsedur yang tepat.

• Mengawasi pekerjaan mereka agar pekerjaan dilaksanakan sebagaimana mestinya.

3 Pengawasan Feed Back (feed back control)

Pengawasan Feed Back yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.
Pengawasan yang dipusatkan pada kinerja organisasional dimasa lalu. Tindakan korektif ditujukan ke arah proses pembelian sumber daya atau operasi-operasi aktual. Sifat kas dari metode-metode pengawasan feed back (umpan balik) adalah bahwa dipusatkan perhatian pada hasil-hasil historikal, sebagai landasan untuk mengoreksi tindakan-tindakan masa mendatang.

Adapun sejumlah metode pengawasan feed back yang banyak dilakukan oleh dunia bisnis yaitu:

• Analysis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)

• Analisis Biaya Standar (Standard Cost Analysis)

• Pengawasan Kualitas (Quality Control)

• Evaluasi Hasil Pekerjaan Pekerja (Employee Performance Evaluation)

3 TAHAP-TAHAP PROSES PENGAWASAN

Tahap Proses Pengawasan :

1.        Tahap Penetapan Standar Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :

a. standar phisik

b. standar moneter

c. standar waktu

2.    Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan, digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat.

3.    Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan, laporan, metode, pengujian, dan sampel.

4. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer.

5.    Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi, bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.

Menurut Kadarman (2001, hal. 161) langkah-langkah proses pengawasan yaitu:

a.         Menetapkan Standar Karena perencanaan merupakan tolak ukur untuk merancang pengawasan, maka secara logis hal irri berarti bahwa langkah pertama dalam proses pengawasan adalah menyusun rencana. Perencanaan yang dimaksud disini adalah menentukan standar.

b.        Mengukur Kinerja Langkah kedua dalam pengawasan adalah mengukur atau mengevaluasi kinerja yang dicapai terhadap standar yang telah ditentukan.

c.         Memperbaiki Penyimpangan, proses pengawasan tidak lengkap jika tidak ada tindakan perbaikan terhadap penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.

Menurut G. R. Terry dalam Sukama (1992, hal. 116) proses pengawasan terbagi atas 4 tahapan, yaitu:

1. Menentukan standar atau dasar bagi pengawasan.

2. Mengukur pelaksanaan

3. Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan temukanlah perbedaan jika ada.

4. Memperbaiki penyimpangan dengan cara-cara tindakan yang tepat.

Terry (dalam Winardi, 1986:397) bahwa pengawasan terdiri daripada suatu proses yang dibentuk oleh tiga macam langkah-langkah yang bersifat universal yakni:
1. mengukur hasil pekerjaan,

2. membandingkan hasil pekerjaan dengan standard dan memastikan perbedaan (apabila ada   perbedaan),

3. mengoreksi penyimpangan yang tidak dikehendaki melalui tindakan perbaikan.

Maman Ukas (2004:338) menyebutkan tiga unsur pokok atau tahapan-tahapan yang selalu terdapat dalam proses pengawasan, yaitu:

1. Ukuran-ukuran yang menyajikan bentuk-bentuk yang diminta. Standar ukuran ini bisa nyata, mungkin juga tidak nyata, umum ataupun khusus, tetapi selama seorang masih menganggap bahwa hasilnya adalah seperti yang diharapkan.

2. Perbandingan antara hasil yang nyata dengan ukuran tadi. Evaluasi ini harus dilaporkan kepada khalayak ramai yang dapat berbuat sesuatu akan hal ini.

3. Kegiatan mengadakan koreksi. Pengukuran-pengukuran laporan dalam suatu pengawasan tidak akan berarti tanpa adanya koreksi, jikalau dalam hal ini diketahui bahwa aktivitas umum tidak mengarah ke hasil-hasil yang diinginkan.

Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa proses pengawasan dilakukan berdasarkan beberapa tahapan yang harus dilakukan.

•   Menetapkan standar pelaksanaan (perencanaan) Sehingga dalam melakukan pengawasan manajer mempunyai standard yang jelas.

•       Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan ,mengukur kinerja pegawai, sejauh mana pegawai dapat menerapkan perencanaan yang telah dibuat atau ditetapkan perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya secara optimal.

•       Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisa penyimpangan-penyimpangan.

•       Pengambilan tindakan koreksi, melakukan perbaikan jika ditemukan penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.

4 PENTINGNYA PENGAWASAN

Suatu organisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi. Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya.
Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting, diantaranya :

•       Perubahan lingkungan organisasi, berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru dsb. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.

•       Peningkatan kompleksitas organisasi, semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.

•       Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan, bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.

•       Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang, bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menen-tukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem pengawasan.

•       Komunikasi, menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan.

5 PERANCANGAN PROSES PENGAWASAN

Wiliam H. Newman menetapkan prosedure sistem pengawasan dimana dikemukakan 5 jenis pendekatan, yaitu:

1.    Merumuskan hasil yang di inginkan yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan.

2.    Menetapkan penunjuk hasil, dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan:

•       Pengukuran input

•       Hasil pada tahap awal

•       Gejala yang dihadapi

•       Kondisi perubahan yang diasumsikan

3.Menetapkan standar penunjuk dan hasil, dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi.

4.Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik, dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by excetion yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan pada standar.

5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi

Berdasarkan uraian di atas, maka dapat diambil satu kesimpulan bahwa proses pengawasan merupakan hal penting dalam menjalankan kegiatan organisasi, oleh karena itu setiap pimpinan harus dapat menjalankan fungsi pengawasan sebagai salah satu fungsi manajemen. Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan organisasi akan memberikan implikasi terhadap pelaksanaan rencana, sehingga pelaksanaan rencana akan baik jika pengawasan dilakukan secara baik, dan tujuan baru dapat diketahui tercapai dengan baik atau tidak setelah proses pengawasan dilakukan. Dengan demikian peranan pengawasan sangat menentukan baik buruknya pelaksanaan suatu rencana.

Mengenai pentingnya pelaksanaan pengawasan untuk mensukseskan rencana, Winardi (2000:172) mengungkapkan bahwa: “pengawasan berarti membuat sesuatu terjadi, sesuai dengan apa yang menurut rencana akan terjadi. Perencanaan dan pengawasan boleh dikatakan tidak dapat kita pisahkan satu sama lain, dan mereka ibarat: kembar siam dalam bidang manajemen”.

6 BIDANG-BIDANG PENGAWASAN STRATEGIK

Bidang strategik yang dapat membuat organisasi secara keseluruhan mencapai sukses yaitu :

• Transaksi Keuangan, analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
Analisa laporan keuangan merupakan proses yang penuh pertimbangan dalam rangka membantu mengevalusi posisi keuangan dan hasil operasi perusahaan pada masa sekarang dan masa lalu, dengan tujuan untuk menentukan estimasi dan prediksi yang paling mungkin mengenai kondisi dan kinerja perusahaan pada masa mendatang.
Manajemen Kas (Cash Management),  Pengelolaan Biaya (Cost Control)

•   Hubungan Manajer dan Bawahan, Hubungan antara manager dan bawahan juga harus baik dan terjaga. Sebisa mungkin ada hubungan 2 arah antara manager dan bawahan, bukan hubungan searah dimana manager terus-terusan memberi perintah kepada bawahan tanpa mau mendengar keluhan dan perasaan bawahannya. Bila ada hubungan harmonis seperti keluarga dalam suatu perusahaan maka akan tercipta team kerja yang solid dan kuat dalam menjalankan perusahaan.

•   Operasi-operasi Produktif

7. ALAT BANTU PENGAWASAN MANAJERIAL

Alat-alat pengawasan yang paling dikenal dan paling umum digunakan adalah :

1.    Manajemen Pengecualian (Management by Exception)
Manajemen pengecualian adalah teknik pengawasan yang memungkinkan hanya penyimpangan kecil antara yang direncanakan dan kinerja aktual yang mendapatkan perhatian dari wirausahawan. Manajemen penegecualian didasarkan pada prinsip pengecualian, prinsip manajemen yang muncul paling awal pada literatur manajemen. Prinsip pengecualian menyatakan bahwa bawahan menangani semua persoalan rutin organisasional, sementara wirausahawan menangani persoalan organisasional non rutin atau diluar kebiasaan.

2.    Management Information System (MIS), MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.

MIS dirancang melalui beberapa tahap utama yaitu :

1. Tahap survei pendahuluan dan perumusan masalah.

2. Tahap desain konseptual.

3. Tahap desain terperinci.

4. Tahap implementasi akhir.

Kriteria agar MIS berjalan efektif, yaitu :

• Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan

• Mempertimbangkan secara hati-hati biaya system

• Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi

• Adanya pengujian pendahuluan

• Menyediakan latihan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai system sedangakan criteria utama MIS efektif yaitu :

• Pengawasan terhadap kegiatan yang benar

• Tepat waktu dalam pemakainya

• Menekan biaya secara efektif

• System yang digunakan harus tepat dan akurat

• Dapat diterima oleh yang bersangkutan

3.        Analisa Rasio, rasio adalah hubungan antara dua angka yang dihitung dengan membagi satu angka dengan angka lainnya. Analisa rasio adalah proses menghasilkan informasi yang meringkas posisi financial dari organisasi dengan menghitung rasio yang didasarkan pada berbagai ukuran finansial yang muncul pada neraca dan neraca rugi-laba organisasi.

4.        Penganggaran Anggaran dalam organisasi ialah rencana keuangan yang menguraikan bagaimana dana pada periode waktu tertentu akan dibelanjakan maupun bagaimana dana tersebut akan diperoleh. Anggaran juga merupakan laporan resmi mengenai sumber-sumber keuangan yang telah disediakan untuk membiayai pelaksanaan aktivitas tertentu dalam kurun waktu yang ditetapkan. Disamping sebagai rencana keuangan, anggaran juga merupakan alat pengawasan. Anggaran adalah bagian fundamental dari banyak program pengawasan organisasi. Pengawasan anggaran atau Budgetary Control itu sendiri merupakan suatu sistem sasaran yang telah ditetapkan dalam suatu anggaran untuk mengawasi kegiatan-kegiatan manajerial, dengan membandingkan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang direncanakan.

Sumber :

http://www.slideshare.net/BrianTReeHartant/pengantar-manajemen-pengarahan

http://pyia.wordpress.com/2010/01/03/tugas-teori-organisasi-umum/

http:\\www.yudhim.dagdigdug.com/2