Tujuan dan Fungsi Siklus Pengeluaran

Tujuan utama dari siklus pengeluaran 

adalah untuk mempermudah pertukaran kas dengan para pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan dimana tujuan khusus yang terkandung didalamnya meliputi : 

1. Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai keperluan 

2. Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa barang tersebut adalah valid dan

    benar

3.Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan 

4.Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah valid dan benar
5.Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat 

6. Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok yang tepat di dalam buku

    besar utang usaha

 7.Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas berhubungan dengan pengealuran yang sudah diotorisasi
8. Menyiapakn seluruh dokumen dan laporan manajerial yang diperlukan yang berhubungan dengan

    barang atau jasa yang diperoleh 

Fungsi dari Siklus Pengeluaran itu sendiri terdiri dari : 

1.Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut 

2. Menempatkan Pesanan, Menerima dan menyimpan barang 

3. Memastikan validitas kewajiban pembayaran 

4. Menyiapkan pengeluaran kas 

5. Mengelola utang usaha

6. Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum 

7. Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan 

Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran 

Memesan barang, perlengkapan dan jasa (layanan)

Menerima dan menyimpan barang, perlengkapan dan jasa (layanan) 

Membayar barang, perlengkapan dan jasa (layanan) 

Aktivitas Permintaan Pembelian Barang dan Jasa 

Aktivitas permintaan pembelian barang dan jasa dilakukan dengan menggunakan dokumen Purchase Requisition. Dokumen ini berisi daftar pemesanan yang, meliputi tujuan pengiriman barang, tanggal pemesanan, nama dan jenis barang dan kuantitas pemesanan. Prosedurnya adalah tiap-tiap departemen diperbolehkan mengisi dokumen Purchase Requisition atas persetujuan dari manajernya. Setelah itu dokumen Purchase Requisition diserahkan ke departemen pembelian barang untuk dipesankan.
Hal ini dilakukan agar kebutuhan tiap-tiap departemen dapat terpenuhi dan juga merupakan pengendalian perusahaan agar dapat tidak terjadi penggandaan pemesanan barang ke supplier.

Pengendalian Intern terhadap siklus pengeluaran

1. Catatan dan dokumen yang biasa digunakan dalam transaksi siklus pengeluaran

     Check, yaitu dokumen perintah pembayaran sejumlah uang kepada bank

     Check Summary, yaitu laporan tentang ringkasan check yang telah dikeluarakan dalam suatu              periode

Cash Disbusement Transaction File, yaitu file yang berisi informasi pembayaran cek untuk penjual atau pihak lain yang digunakan untuk memasukan ke dalam rekening utang dagang dan buku besar

Cash Disbusement Juornal or Check Register, merupakan catatan formal terhadap pengeluaran cek untuk pihak lain

2. Fungsi-fungsi terkait dalam transaksi siklus pengeluaran

 Nama Fungsi Unit Organisasi Pemegang Fungsi

1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas

2. Fungsi pencatatan utang

3. Fungsi keuangan

4. Fungsi akuntansi biaya

5. Fungsi akuntansi umum

6. Fungsi audit intern

Keterangan :

1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas

   (misalnya untuk pembelian jasa dan untuk biaya perjalanan dinas), fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi pencatatan utang. Permintaan cek ini harus mendapat persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan.

2. Fungsi pencatatan utama

     fungsi ini bertanggung jawab atas pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada  fungsi keuangan dalam mengeluarkan cek yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga b pertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan validitas dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.

3. Fungsi keuangan

     Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab untuk mengisi cek, meminta otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur.

4. Fungsi akuntansi biaya

Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan.

5. Fungsi akuntansi umum

Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.

6. Fungsi audit intern

 Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas (cash count) secara periodik dan  mencocokkan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (akun kas dalam  buku besar). Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan secara mendadak  (surprised audit) terhadap saldo kas yang ada ditangan dan membuat rekonsiliasi bank secara          periodik.

Sumber :

http://melindapunya.blogspot.com/2014/01/siklus-pengeluaran.html