PENGORGANISASIAN
Pengorganisasian mempunyai peran penting seperti halnya
perencanaan. Melalui pengorganisasian seluruh sumber daya yang dimiliki oleh
organisasi akan diatur penggunaannya secara efektif dan efisien untuk mencapai
tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
Kata “organisasi” mempunyai dua pengertian.
Pengertian pertama menandakan suatu lembaga
atau kelompok fungsional, seperti organisasi perusahaan, rumah sakit,
perwakilan pemerintah atau suatu perkumpulan olahraga. Pengertian kedua
berkenaan dengan proses pengorganisasian,
sebagai suatu cara dalam mana kegiatan organisasi dialokasikan dan
ditugaskan di antara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat tercapai
dengan efisien.
Pengorganisasian
dilakukan dengan tujuan agar suatu proses pekerjaan yang dikehendaki dapat mencapai tujuan yang telah diatur,
disusun, ditetapkan. Semenetara itu, manfaat yang dapat
diperoleh dari pengorganisasian ini adalah agar pelaksanaan tugas dilakukan dengan lebih baik dan
teratur, koordinasi pelaksanaan pekerjaan dapat lebih baik, pengawasan pelaksanan pekerjaan dapat
efektif dan efisien dan tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.
Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang
sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya–sumber daya yang dimilikinya, dan
lingkungan yang melingkupinya. Istilah
pengorganisasian mempunyai
bermacam-macam pengertian. Istilah terrsebut dapat digunakan untuk menunjukan
hala-hal berikut ini :
1. Cara
manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sember
daya –sumber daya keuangan fisik, bahan baku, dan tenaga kerja organisasi.
2. Bagaimana
organisasi mengelompokkan kegiatan-kegiatan, di mana setiap pengelompokan
diikuti dengan penugasan seorang manajer
yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok.
3. Hubungan-hubungan
antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas dan para
karyawan.
4. Cara
dalam mana para manajer membagi lebih lanjut tugas-tugas yang harus
dilaksanakan dalam departemen
untuk mengerjakan tugas tersebut.
Proses
Pengorganisasian :
Proses
pengorganisasian dapat ditunjukan dengan
tiga langkah prosedur berikut ini:
1.
Pemerincian
seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan
organisasi
2. Pembagian
beban pekerjaan total menjadi kegiatan–kegiatan yang secara logika dapat dilaksanakan oleh suatu
orang.
3. Pengadaan
dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para
anggotanya organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.
Proses ini akan tercermin pada struktur organisasi,
yang mencangkup aspek-aspek penting organisasi dan
proses pengorganisasian, yaitu :
1. Pembagian kerja,
Pembagian
kerja adalah pemerincian tugas pekerjaan agar setiap
individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk dan melaksanakan sekumpulan
kegiatan yang terbatas. Kedua aspek ini merupakan dasar proses pengorganisasian
suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efisiensi
dan efektif.
2. Departementalisasi
Departementalisasi
atau
sering disebut dengan istilah departementasi merupakan pengelompokan
kegiatan-kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan yang sejenis
dan saling berhubungan dapat dikerjakan bersama. Hal ini akan tercermin pada
struktur formal suatu organisasi, dan tampak atau ditunjukan oleh suatu bagan
organisasi.
3. Bagan organisasi
formal.
Bagan organisasi memperlihatkan
fungsi-fungsi, departemen-departeman, atau posisi-posisi organisasi dan bagaimana menunjukan hubungan
diantaranya.
4. Rantai perintah dan
kesatuan perintah.
Rantai perintah menunjukkan
hubungan wewenang-tanggungjawab yang menghubungkan atasan dengan bawahan dalam
keseluruhan organisasi.
5. Tingkat-tingakat
hirarki manajemen.
Suatu bagan atau gambaran tidak
hanya menunjukan manajer dan bawahan tetapi juga keseluruhan hirarki manajemen,
yaitu untuk menggetahui masalah yang sangat kompleks.
6. Saluran
komunikasi.
Penggunaan saluran komunikasi yang
di gunakan dalam pengorganisasian supaya mempermudah proses pengorganisasian.
7. Penggunaan komite,
8. Rentang manajemen dan
kelompok-kelompok informal yang tak dapat dihindarkan.
Prinsip
rentang menejemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan
secara efektif oleh seorang manajer atau atasan.
STRUKTUR ORGANISASI
Struktur
organisasi (disain organisasi) dapat didefinisikan sebagai
mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur ini
mengandung unsur–unsur spesialisasi kerja, standardisasi, koordinasi,
sentralisasi atau densentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran
(ukuran) satuan kerja.
Faktor penentu
perancangan struktur organisasi
Adapun
faktor – faktor utama yang menentukan
perancangan struktur organisasi adalah sebagai berikut :
1. Strategi organisasi untuk mencapai
tujuannya.
Strategi akan menjelaskan bagaimana
aliran wewenang dan saluran komunikasi dapat disusun diantara para manajer dan
bawahan.
2. Teknologi yang digunakan.
Perbedaan teknologi yang digunkan
untuk memproduksi barang–barang atau jasa akan membedakan bentuk struktur
organisasi.
3. Anggota (karyawan) dan orang-orang yang
terlibat dalam organisasi.
Kemampuan
dan cara berpikir para anggota, serta kebutuhan mereka untuk bekerjasama harus
diperhatikan dalam merancang struktur organisasi.
4. Ukuran organisasi.
Besarnya
organisasi secara keseluruhan maupun satuan-satuan kerjanya akan sangat mempengaruhi
struktur organisasi.
Unsur struktur organisasi
Unsur-unsur struktur organisasi
terdiri dari :
1. Spesialisasi
kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individual dan kelompok kerja
dalam organisasi (pembagian kerja) dan penyatuan tugas-tugas tersebut menjadi
satuan-satuan kerja (departemen).
2. Standardisasi
kegiatan, merupakan prosedur-prosedur yang digunakan organisasi untuk menjamin
terlaksananya kegiatan seperti yang direncanakan.
3. Koordinasi
kegiatan, menunjukan prosedur-prosedur yang mengintegrasikan fungsi-fungsi
satuan-satuan kerja dalam organisasi.
4. Sentralisasi
dan desentralisasi pembuatan keputusan, yang menunjukan lokasi (letak)
kekuasaan pembuatan keputusan.
5. Ukuran
satuan kerja menunjukan jumlah karyawan dalam suatu kelompok kerja.
PEMBAGIAN KERJA
Kelompok
dua atau lebih orang yang bekerja bersama secara kooperatif dan
dikoorgdinasikan dapat mencapai hasil lebih dari pada dilakukan perseorangan.
Konsep ini disebut synergy. Tiang
dasar pengorganisasian adalah prinsip pembagian
kerja (division of labor) yang synergy terjadi.
BAGAN ORGANISASI FORMAL
Bagan
organisasi memperlihatkan fungsi-fungsi, departemen-departeman, atau
posisi-posisi organisasi dan bagaimana
menunjukan hubungan diantaranya. Satuan-satuan organisasi yang terpisah
biasanya digambarkan dalam kotak-kotak, dimana dihubungkan satu dengan yang lain dengan garis yang
menunjukan rantai perintah dan komunikasi formal.
Bagan
organisasi menggambarkan lima aspek utma suatu strukur organisasi, yang secara ringkas dapat
diuraikan sebagai berikut:
1. Pembagian
kerja.
Setiap
kotak individu atau suatu organisasi mana yang bertanggungjawab untuk kegiatan
organisasi tertentu, dan tingkat spesialisasi yang digunakan.
2. Manajer
dan bawahan atau rantai perintah.
Rantai
perintah menunjukkan hubungan wewenang-tanggungjawab yang menghubungkan atasan
dengan bawahan dalam keseluruhan organisasi. Aliran ini dimulai dari jenjang
organisasi yang tertinggi sampai karyawan terendah dalam organisasi, seperti terlihat
dalam gambar 8.1. Oleh karena itu, setiap organisasi mempumyai kaitan dengan
manajer puncak organisasi. Dalam hal ini prinsip kesatuan perintah harus jelas,
dimana detiap karywan menerima tugas dan pelimpahan wewenang hanya dari seorang
manajer dan melaporkan pertanggungjawaban juga hanya pada seorang manajer.
3. Tipe
pekerjaan yang dilakukan.
Label
dan deskripsi pada tiap kotak menunjukan pekerjaan organisaional atau
pertanggungjawaban yang berbeda.
4. Pengelompokan
segmen-segmen pekerjaan.
Keseluruhan
bagan menunjukan atas dasar apa kegiatan-kegiatan organisasi dibagi atas asar
funsional atau devisional, atau lainnya (departementalisasi).
Sebenarnya luas tingkat spesialisasi
kerja dalam organisasi data diperkirakan dengan mamabaca label-label yang
menunjukkan pekerjaan-pekerjaan yang berbeda dan dagaimana dikelompokan. Garis
menunjukan rantai perintah yang merupakan aspek kunci koordinasi dalam setiap
organisasi, tetapi tanpa informasi tambahan akan menimbulkan yang tidak jelas.
Salah
satu keuntungannya adalah karyawan dan lain-lain diberi gambaran bagaimana
organisasi disusun. Manajer, bawahan dan tanggungjawab digambarkan dengan
jelas. Bila seorang dibutuhkan untuk menangani suatu masalah khusus, baga
menunjukan tempat dimana orang itu ditemukan. Proses pembuatan bagan juga
memungkinkan manajer mengetahui dengan tepat kelemahan-kalemahan organisasi,
seperti sumber-sumber potensial terjadinya konflik atau bidang-bidang dimana
duplikasi yang tidak diperlukan terjadi.
Kelemahan
atau kekurangan utama bagan adalah masih
banyak hal-hal yang tidak jelas atau tidak ditunjukan. Sebagai contoh, tidak
menunjukan beberapa besar tingkat wewenang dan tanggung jawab setiap tingkatan
material. Bagan juga tidak menunjukan hubungan-hubungan informal dan saluran
komunikasi, dimana organisasi tidak dapat berfungs efisien tanpa hal-hal itu.
Bentuk-bentuk Bagan Organisasi
Henry
G. Hondges mengemukakan empat bentuk bagan organisasi, yaitu :
1. Bentuk pyramid.
Bentuk
ini yang paling banyak digunakansebab sederhana, jelas dan mudah dimengerti.
2. Bentuk vertikal.
Bentuk
vertical agak menyerupai bentuk pyramid, yaitu dalam hal pelimpahan kekuasaan
dari atas kebawah, hanya bagan vertical berwujud tegak sepenuuhnya.
3. Bentuk
horizontal.
Bagan
ini digambarkan secara mendatar. Aliran
wewenang dan tanggungjawab diganbarkan dari kiri ke kanan.
4. Bentuk
lingkaran.
Bagan
ini menekankan pada hubungan antara satu jabatan dengan jabatan lain. Bagan
bentuk lingkaran jarang sekali digunakan dalam praktek.
Sumber :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar