PERANAN
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Proses komunikasi adalah proses yang menggambarkan kegiatan
komunikasi antar manusia yang bersifat interaktif, relasional, dan
transaksional dimana komunikator mengirimkan pesan kepada komunikan melalui
media tertentu dengan maksud dan tujuan tertentu. Sejalan dengan pendapat
Gibson (1994) proses komunikasi terdiri dari lima unsur yakni: Komunikator,
pesan, perantara, penerima, dan balikan. Adapun Lasswell (1984), yaitu orang
pertama yang mengajukan model proses komunikasi membuat formula sebagai
berikut: Siapa, mengatakan apa, bagaimana caranya, kepada siapa, dan apa
hasilnya. Sementara Berlo (1960) menggambarkan proses komunikasi terdiri dari
tujuh elemen yakni:
1) Sumber komunikasi
2) Pengkodean
3) Pesan
4) Saluran
5) Pengkodean
6) Penerima
7) Umpan balik
Dalam konteks organisasi, proses komunikasi di atas yang digambarkan lewat
model sehingga dapat disimpulkan bahwa, komunikasi merupakan aktivitas yang
menghubungkan antarmanusia dan antar kelompok dalam sebuah organisasi.
Komunikasi antar individu dan kelompok/tim dalam organisasi menciptakan
harapan. Harapan ini kemudian akan menghasilkan peranan-peranan tertentu yang harus
diemban untuk mencapai tujuan bersama/ organisasi. Agar pimpinan dapat
mempengaruhi dan memotivasi para pekerja/karyawan agar secara bersama-sama
mewujudkan tujuan organiasasi maka perlu dikembangkan sistem komunikasi yang
efektif. Apabila komunikasi efektif, ia dapat mendorong timbulnya prestasi
kerja dan kemudian akan memunculkan kepuasan kerja.
A. Defenisi Fungsional Komunikasi
Organisasi
Komunikasi Organisasi dapat
didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi
yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari
dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan
lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.
Gambar di bawah ini melukiskan konsep suatu sistem komunikasi organisasi. Garis
yang putusputus melukiskan gagasan bahwa hubungan-hubungan ditentukan secara
alami; hubunganhubungan itu juga menunjukkan bahwa struktur suatu organisasi
bersifat luwes dan mungkin berubah sebagai respons terhadap kekuatan-kekuatan
lingkungan yang internal dan eksternal.
Komunikasi organisasi
terjadi kapan pun, setidak-tidaknya satu orang yang menduduki suatu jabatan
dalam suatu organisasi menafsirkan suatu pertunjukkan. Karena fokusnya adalah
komunikasi di antara anggota-anggota suatu organisasi. Analisi komunikasi
organisasi menyangkut penelaahan atas banyak transaksi yang terjadi secara
simultan.
B. Unit Komunikasi
Suatu sistem didefinisikan oleh Pool [1973] sebagai “setiap
entitas berkelanjutan yang mampu berada dalam duakeadaan atau
lebih” . Dalam suatu sistem komunikasi, keadaan itu adalah
hubungan antara orang-orang. Dalam suatu sistem komunikasi organisasi keadaan
tsb adalah hubungan antara orang-orang dalam jabatan-jabatan
[posisi-posisi] . Unit mendasar komunikasi organisasi adalah seseorang
dalam suatu jabatan. Orang bisa disosialisasikan oleh jabatan, menciptakan
suatu lingkaran yang lebih sesuai dengan keadaan jabatan, pada saat yang sama
jabatan tsb dipersonalisasikan, menghasilkan suatu figur atau gambar yang
sesuai dengan eadaan orang tsb. Bila kita melihat apa yang terjadi ketika
seseorang terlibat dalam komunikasi, kita menemukan bahwa terdapat dua bentuk
umum tindakan yang terjadi :
1. Penciptaan pesan atau,
lebih tepatnya, penciptaan pertunjukkan [to display menurut Random
House Dictionary of The English Language 1987 : anda membawa sesuatu
untuk diperhatikan seseorang atau orang lain; menyebarkan seseuatu sehingga
sesuatu tsb dapat terlihat secara lengkap dan menyenangkan] .
2. Penafsiran pesan atau penafsiran pertunjukkan [to
intepret : menguraikan atau memahami sesuatu dengan suatu cara
tertentu].
Secara teknis, seseorang tidak dapat menghindari untuk menunjukkan pesan. Apa
yang anda tunjukkan atau tempatkan sehingga terlihat jelas memang
merepresentasikan anda. Anda adalah “suatu pertunjukkan pesan yang berjalan”.
Hal yang sama dapat diterapkan kepada kantor atau hotel anda. Kantor atau hotel
adalah suatu pertunjukkan-pesan bagi mereka yang mengunjunginya.
C. Proses Komunikasi dan
Jaringan Komunikasi
1. Proses Komunikasi
A. Komunikasi Internal
Pertukaran gagasan di
antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur
lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di
dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan [operasi dan manajemen] [lihat
skema Internal Audience]. Dua dimensi komunikasi internal :
A. KOMUNIKASI VERTIKAL
Komunikasi dari
pimpinan ke staff, dan dari staf ke pimpinan dengan cara timbal balik [two
way traffic communication].
Downward Communication. Komunikasi atas ke
bawah. Contoh pimpinan memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan,
perintah, pengumuman, rapat, majalah intern [lihat contoh skema]
Upward communication . dari bawah ke atas. Contoh staf
memberikan laporan, saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada
pimpinan [lihat contoh skema]
Hambatannya adalah apabila saluran
komunikasi dalam organisasi tidak berjalan atau digunakan sebagaimana mestinya,
karena hal ini berpengaruh terhadap operasional organisasi [perusahaan].
Organisasi terdiri atas sejumlah orang; melibatkan keadaan saling bergantung;
kebergantungan memerlukan koordinasi; koordinasi mensyaratkan komunikasi.
Interkasi antara pimpinan organisasi [top manajer dengan middle
manager] dengan audience di luar organisasi.
Manajer = pemimpin
organisasi [swasta, BUMN atau pemerintah] peranannya dapat berpengaruh terhadap internal
public[karyawan] dan external public [di luar organisasi,
tetapi ada pengaruhnya]
1. Peranan
Antarpersona [Interpersonal Role]
" Peranan Tokoh [figurhead
role]
" Peranan
Pemimpin [leader role]
" Peranan
Penghubung [liaison role]
2. Peranan
Informasional [Informational Role]
" Peranan Monitor [monitor role]
" Peranan Penyebar [disseminator role]
" Peranan Jurubicara [spokesman role]
3. Peranan Memutuskan [Decisional
Role]
" Peranan
Wiraswasta [enterpreneur role]
" Peranan
Pengendali Gangguan [distrurbance handler role]
" Peranan Penentu
Sumber [resource allocator role]
" Peranan
Perunding [negotiator role]
B. Komunikasi Eksternal
Komunikasi antara
pimpinan organisasi [perusahaan] dengan khalayak audience di
luar organisasi. [lihat skema ekternalaudience]
1. " Komunikasi dari organisasi
kepada khalayak ! bersifat informatif Majalah, Press release/ media
release, Artikel surat kabar atau majalah, Pidato, Brosur, Poster,
Konferensi pers, dll
2. " Komunikasi dari khalayak kepada organisasi
2. Jaringan Komunikasi
Menurut De Vito (1997), jaringan komunikasi adalah saluran
yang digunakan untuk meneruskan pesan dari satu orang ke orang lain dalam
organisasi. Jaringan organisasi ini berbeda besar dan strukturnya pada
masing-masing organisasi, dan biasanya disesuaikan dengan kepentingan dan
tujuan organisasi tersebut. Secara umum jaringan komunikasi dapat dibedakan
atas dua bagian yaitu:
1) jaringan komunikasi Formal dan
2) jaringan komunikasi Informal. Dengan
kata lain hubungan yang terjadi dalam organisasi dapat terjadi secara formal
dan informal.
1)
Komunikasi formal adalah
komunikasi yang terjadi diantara para anggota organisasi yang secara tegas
telah direncanakan dan ditentukan dalam struktur organisasi formal. Komunikasi
formal ini mencakup susunan tingkah laku organisasi, pembagian departemen atau
tanggung jawab tertentu, posisi jabatan, dan distribusi pekerjaan.Ada tiga
bentuk arus komunikasi dalam jaringan komunikasi formal seperti yang tertera
dalam struktur yakni:
1. Downward communication (komunikasi ke bawah)
2. Upward communication (komunikasi ke atas)
3. Horizontal communication (komunikasi horizontal).
1. Komunikasi ke Bawah
Komunikasi ke bawah
menunjukkan arus pesan yang mengalir dari atas ke bawah. Komunikasi ke bawah
biasanya diberikan oleh pimpinan kepada bawahan atau kepada para anggota
organisasi dengan tujuan untuk memberikan pengertian mengenai apa yang harus
dikerjakan oleh para anggota sesuai dengan kedudukannya. Pesan-pesan tersebut
dapat dijalankan melalui kegiatan: Pengarahan, petunjuk, perintah, teguran,
penghargaan, dan keterangan umum. Menurut Lewis (dalam Arni, 2002), komunikasi
ke bawah juga dimaksudkan untuk merubah sikap, membentuk pendapat, mengurangi
ketakutan, dan kecurigaan yang timbul karena salah informasi, dan mempersiapkan
anggota organisasi untuk
menyesuaikan diri
dengan perubahan. Komunikasi ke bawah ini dapat diberikan secara lisan,
tertulis, dengan gambar atau simbolsimbol, dalam bentuk surat edaran,
pengumuman atau buku-buku pedoman karyawan/anggota.
2. Komunikasi ke Atas
Komunikasi ke atas
adalah pesan yang mengalir dari bawah ke atas, yakni pesan yang disampaikan
oleh para anggota organisasi/ bawahan kepada pimpinan. Komunikasi ini
dimaksudkan untuk memberikan masukan, saran atau bahan-bahan yang diperlukan
oleh pimpinan agar pimpinan dapat melaksanakan fungsi dengan sebaik-baiknya.
Selain itu komunikasi ke atas ini juga menjadi saluran bagi para
anggota/karyawan untuk menyampaikan pikiran, perasaan yang berkaitan dengan
tugas-tugasnya. Hal ini dapat dilakukan melalui kegiatan: pemberian laporan,
pemberian saran/pendapat, baik secara lisan,
tertulis atau dengan
menggunakan simbol dan gambar.
3. Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal
atau mendatar terjadi diantara orang-orang yang mempunyai kedudukan sederajat
atau satu level. Pesan yang disampaikan biasanya berhubungan dengan
tugas-tugas, tujuan kemanusiaan, saling memberi informasi, penyelesaian
konflik, dan koordinasi. Koordinasi diperlukan untuk mencegah tendensitendensi,
selain itu juga dimaksudkan untuk memelihara keharmonisan dalam organisasi.
Kegiatan ini dapat dilakukan dengan cara; rapatrapat komite, interaksi
informal, memo dan nota, dan lain-lain.
2) Komunikasi
Informal adalah komunikasi yang
terjadi diantara para anggota organisasi atas dasar kehendak pribadi, tanpa
memperhatikan posisi/kedudukan mereka dalam organisasi. Informasi dalam
komunikasi informal ini mengalir ke atas, ke bawah, atau secara
horizontal, dan ini
terjadi jika komunikasi formal kurang memuaskan anggota akan informasi yang
diperlukan. Komunikasi informal disebut juga dengan grapevine (desas
desus) cenderung berisi laporan rahasia mengenai orang, atau kejadiankejadian
di luar dari arus informasi yang mengalir secara resmi. Namun walaupun informasinya bersifat
informal, grapevine ini bermanfaat bagi organisasi. .
D. Fungsi Komunikasi Dalam
Organisasi
Sebuah organisasi akan bubar karena
ketiadaan komunikasi. Coba bayangkan jika komunikasi tidak ada dalam
organisasi? Para karyawan tidak akan tahu apa yang akan dikakukannya dan apa
yang dikerjakan rekannya. Pemimpin tidak bisa memberikan instruksi dan menerima
masukan dari bawahannya. Koordinasi tidak berjalan, kerja sama tidak terjadi,
masingmasing orang tidak dapat mengkomunikasikan perasaannya, kebutuhannya,
masalah yang dihadapinya dalam pekerjaan kepada rekannya/ timnya, suvervisornya
atau kepada pimpinannya. Komunikasi merupakan aktivitas yang menghubungkan
antar manusia dan antar kelompok dalam sebuah organisasi. Kalau berbicara
tentang komunikasi organisasi maka yang terbayang adalah peranan dan status
dari setiap orang dalam organisasi, karena peranan dan status itu juga
menentukan cara seseorang berkomunikasi dengan orang lain. Jika jenis dan
pembagian pekerjaan demikian banyak, beragam, dan berbeda-beda, maka dibutuhkan
sebuah jalinan. Jalinan yang dimaksud di sini adalah komunikasi. Komunikasi
antara seorang pimpinan dengan bawahan, antara bawahan dengan atasan, atau
komunikasi sesama bawahan. Dalam komunikasi organisasi ini dikenal dengan
istilah Downward communication, Upward communication, dan Horizontal
communication.
Menurut Scott dan T.R.
Mitchell (1976) komunikasi mempunyai empat fungsi dalam organisasi, yakni:
1) kendali
(kontrol/ pengawasan),
2) motivasi,
3) pengungkapan
emosional, dan
4) informasi.
Sebenarnya
banyak sekali hasil penelitian para ahli yang menemukan fungsi komunikasi
(pesan) dalam organisasi.
Sedangkan
menurut Thayer ada lima yaitu:
1. untuk memberi informasi,
2. membujuk,
3. memerintah,
4. memberi instruksi, dan
5. mengintegrasikan organisasi.
Terakhir Greenbaumn
mengemukakan bahwa fungsinya adalah untuk mengatur, untuk melakukan pembaruan,
integrasi, memberikan informasi dan instruksi.
Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa Komunikasi adalah proses
penyampaian informasi dari seseorang kepada orang lain dalam lingkungan
oraganisasi. Dalam penyelengaraan organisasi komunikasi sangat diperlukan sebab
dengan komunikasi akan muncul hal-hal positif seperti:
1. Timbulnya kemahiran
dalam bekerja.
2. Timbulnya semangat
dalam bekerja.
3. Timbulnya kerja
sama.
Dengan adanya hal-hal
positif di atas, maka dalam sebuah organisasi, komunikasi harus terselenggara
dengan baik dan efektif. Komunikasi dapat dikatakan berjalan baik dan efektif
apabila setiap anggota memperoleh keterangan-keterangan yang jelas dalam
melaksanakan pekerjaannya. Lewat komunikasi rasa ingin tahu dapat tersalurkan,
hal ini mampu mendorong semangat kerja. Selain itu komunikasi juga membantu
menyatukan anggota organsisasi untuk bekerja sama. Oleh karena itu komunikasi
mutlak diperlukan demi tercapainya tujuan organisasi.
Referensi:
http://surantasainstechno.blogspot.com/2012/04/makalah-peran-komunikasi-dalam.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar